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定款がない場合(株式会社、特例有限会社)

毎日熱い日が続いている。
来週の月曜日は休みになって3連休とのこと。
台風が来ているようで。


株式会社または特例有限会社の登記の依頼を受けるとき、登記事項証明書や定款を預かるが、定款がない、ということもある。
定款を探しても見つからない場合、他に探す手段としては、公証役場、法務局、過去に依頼した司法書士がある。

(1)公証役場
会社設立時に、公証役場で定款を認証しているので、公証役場に確認してみて、あれば謄本を発行してもらう。
但し、公証役場にあるのは、原始定款なので、必ずしも現状を反映しているものではないが、ないよりはいい。
また、公証役場での保存期間は20年とのことなので、20年以上経っていれば、できない。

(2)法務局で附属書類の閲覧
会社設立登記申請時には定款を添付しているし、設立後に定款添付が必要な登記を申請しているかもしれないので、法務局で、申請書類の閲覧をしてみる。
利害関係人で、理由があれば、閲覧はできる。
ただ、コピーは取れないので、写真撮影をすることとなるが、事前に、法務局に確認をする。
申請書・添付書類の保存期間は5年、2019年(令和元年10月1日)からは10年になったので、それより古いと、閲覧できないこととなります。

(3)登記を司法書士に依頼していた場合、その司法書士が分かれば、聞いてみる。

(4)それでも定款が見つからないなら、定款を新たに作成して、株主総会で定款変更決議をして承認を得る。

幸い、(1)や(2)や(3)で原始定款や昔の定款があったとしても、会社の現状がその定款と一致しているとは限らない。
そういうときは、見つかった定款を変更して現状に合わせる必要があるが、定款変更は株主総会の決議が必要なので、新たに定款を作成して株主総会で承認を得ることとなる。

であるならば、定款が見つからなければ、公証役場や法務局で探さなくても、現状に合わせて定款を作成し、株主総会で承認してもいいのかなと思う。


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