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ファイルの名前の付け方

レターパックをポストに投函したけど配達されなかったことがあるというのを聞いた。
受付されていないので、番号で追跡もできなかったそうだ。
それ以降、レターパックでも窓口で渡すようにしている。

文書ファイル等を保存するときには名前を付けるが、この名前の付け方もいろいろあろう。
ファイル名が普通に文書名だけだと、後で見たとき、分かりにくい。
なので、ファイルの名前の付け方は、自分なりのルールを決めておく必要がある。
その方がきちんと整理できて、見やすい。
もちろん、その前に、そのファイルをどこに保存しておくかを決めておく必要がある。

私は、文書等に名前を付けて保存するときは、次のようにしている。
まずは、頭に、通し番号(01とか001)を付ける。
そして、文書名を挟んで、日付を付ける。
この日付は、西暦にしている。

つまり、こんな感じ。
通し番号+文書名+日付

01委任状20161115
02見積書20161115

01後見事務報告書20161115
02報酬付与申立書20161115
03事情説明書20161115

頭に通し番号を付けるのは、ファイルを番号順に並べるため。
また、複数文書を時系列で並べるため。
例えば、株式会社の役員変更登記の場合(取締役会非設置)、流れとしては、株主総会開催を決定する取締役の決定→株主総会招集通知→株主総会→代表取締役の選定→登記申請となるので、この順番で書類を保存していくために、書類に通し番号を付ける、ということをしている。
通し番号は、1・2…10…ではダメで、必ず、01とか001というように、ゼロをつけて桁数をそろえておく。
こうしておかないと、並べるときに、1・10・2・3…となって、通し番号順にならない場合もあるので。
また、文書名の始まりの文字もずれるので。
ファイル名で用いる英数字は、半角を用いている。

日付は、その文書を作成した日。
これをしておくことで、その文書をいつ作成したかが分かる。
また、その文書を改訂したときで、改訂前と改訂後の双方の文書を残す必要がある場合は、日付を改訂した日付にして新たに保存をしていく(上書きはしない)。
同じ日に改訂した場合は、文書名の末尾(日付の前)に、01_とか02_とかをつけていく。
この場合、通し番号は変えない。
また、この場合、後半に数字が続いてしまうため、数字を分けておく必要があるが、こういうファイル名をつなぐ記号は、「_(アンダーバー)」を用いる。
02見積書01_20161115
02見積書02_20161115

文書名は、その書類の名前を付けている。
委任状とか株主総会議事録とか、上申書とか報告書とか。
ファイル名は英数字にするとのことなのだが、英数字だと分かりづらいため、日本語(漢字)にしている。
こういうとき、表意文字は助かる。

ネットで見ていたら、ファイル名の頭を日付にするようなことが書いてあったので、そうしてみた。
だが、最初に8桁の数字が続いているとなんだか見にくい感じがしたし、それに、文書順に並べたいときは、その日付に更に_01等と加えなければならなくなって、頭の数字部分が長くなって更に見にくい感がしたので、これはやめた。

フォルダに名前を付ける場合も、フォルダ名の頭に、通し番号を付けている。

Windowsを使っているとき、ファイル名の頭に英字を付けた方がいいと聞いた。
というのも、エクスプローラーのファイル一覧画面で、英字キーを押すと、その英字のファイルを選択するからである。
例えば、「s」を押したら、ファイル名の頭に「s」が付いているファイルを選択する。
これは便利。
だが、macOSのFinderではそういうことはないため、気にしなくなった。

それに今は、ファイルを探すときは、主にランチャーを使っているため、Finderを開いてフォルダを開いていって…という探し方はほとんどしていない。
(Windowsでいえば、エクスプローラーを開いて、フォルダを開いていって…、という探し方はしていない、ということ。)
なので、このとき一番重要なのが、検索する語句となる。
私が検索するときは、文書名であったり、何(誰)の件なのかの件名になるので、こちらの方が重要となる。


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