自治体において、住民票や戸籍謄本等を第三者等に交付した場合、事前に登録をした人に対して交付の事実を通知する制度。
第三者等とは、委任による代理人、司法書士等の8士業のこと。
但し、住民票については本人及び同一世帯の者、戸籍謄本等については同一戸籍の者及び直系尊属、直系卑属の者は除く。
通知する内容は、交付年月日、交付した証明書の種類と交付通数、交付申請者の種別(代理人、第三者の別)とのことだが、交付請求者の氏名や住所等は通知しないとのこと。
また、国や地方公共団体からの請求、裁判または紛争処理手続のための請求の場合は、通知対象とならないとのこと。

こういう制度が、各自治体で広まっている。
不正取得の早期発見や抑止のためとのことである。

司法書士は、職務上に関することであれば、第三者の住民票や戸籍謄本等を取得できる。
裁判等の場合は通知対象外とのことなので、簡裁訴訟代理等関係業務の場合であれば、通知対象外となるのだろう。
相続登記で戸籍謄本等の取得をする場合は、通知対象となろう。

司法書士が職務上、第三者の戸籍謄本等を請求するときは、専用の用紙を用いる。
そして、そこに記載しなければならない事項があるが、簡裁訴訟代理等関係業務の場合と、それ以外、例えば相続登記の場合では、記載事項が違う。

相続登記の依頼を受け、併せて戸籍謄本等の取得も依頼されれば、こちらで戸籍謄本等を取得することとなる。
その戸籍謄本等の取得については、依頼者にはその場で確認できるのでいい。
他の相続人もその場にいれば確認できるのでいいが、いなければ確認できない。
そして、ひょっとしたら、その相続人が、この通知制度の登録をしているかもしれない。

なので、相続登記で戸籍謄本等をこちらで取得する場合、依頼者に他の相続人についてもこちらで戸籍謄本等を取得してもいいか確認をしてもらうようにしている。
そうしておけば、もし、他の相続人がこの制度を利用していて本人に通知がされてとしても、この件だと分かり、安心できるだろうと思うので。
また、ご自身で戸籍謄本等を取る場合もあるので。

印鑑証明書は、職務上では取れないので、これは各相続人に取ってもらう。

評価証明書は、不動産登記の場合、職務上では取れないが、相続人から委任を受けると取れるので、委任があればこちらで取得する。
この場合、被相続人(所有権の登記名義人)が亡くなったことと、委任者がその相続人であるということを証するための戸籍謄本等が必要。