令和8年4月1日から、不動産の所有者の住所・氏名変更登記が義務化される。
この義務負担軽減のため、住所等の変更登記を為なくても、登記官が住基ネット情報を検索して、これに基づいて職権登記をする「スマート変更登記」が開始されることとなった。
そのため、所有者(国内に住所を有する自然人)から、検索用情報を申し出る(申請書に記載する)こととなった。
そこで、今年の4月21日から、所有権移転登記等の申請の際には、所有者の検索用情報も申し出ることとなった。
また、既に所有者として登記簿に記録されている人については、4月21日以降に、申出をすることができる。

(参照)検索用情報の申出について(職権による住所等変更登記関係)（法務省サイト）

申出をする必要がある登記
所有権保存登記
所有権移転登記
合併による所有権移転登記
所有権の更正登記（その登記によって所有権の登記名義人となる者があるときに限る）

検索用情報
氏名
氏名の振り仮名（日本国籍を有しない者は、氏名の表音をローマ字表記）(※1)
住所
生年月日
メールアドレス（登記名義人本人のメールアドレス。無い場合は無いと申し出(申請書に記載)）

(※1)申請情報の内容とされた氏名の表音をローマ字で表示したもの（ローマ字氏名）については、登記記録に記録(氏名に併記)される。なお、所有権の登記名義人となる者が通称名を使用して登記申請をする場合は、登記名義人となる者の外国人住民票にローマ字氏名の記載がない場合には、ローマ字氏名を申請情報の内容とすることを要しない。このような場合には、氏名の振り仮名を申請情報の内容とする。

ということになったので、今後は、相続等の登記の依頼を受けるときは、上記の旨を説明し、依頼者から、検索用情報も提供してもらう必要が生じた。
とはいえ、所有権保存登記や所有権移転登記では、所有権登記名義人の住所と氏名は、申請書に記載する事項で、住民票や戸籍の附票は添付書類だし、ここに生年月日も書かれているので、検索用情報のうち、氏名、住所、生年月日は、添付書類(公的書類)で確認できる。
なので、依頼者から教えてもらうのは、振り仮名とメールアドレス、ということになるでしょう。

相続登記等の依頼を受けるとき、検索用情報の申出が必要になったので、振り仮名やメールアドレスの有無やメールアドレスを教えてください、という書類を作って、依頼者に渡そうかと思う。
メールアドレスは、誤記を防ぐため、依頼者から私宛てに送ってもらうのがいいでしょうね。
ただ、実際は、依頼時に振り仮名も書いてもらっているし、メールでのやりとり希望であれば、依頼者からメールを送ってもらう等している。